EvalearnHabilitations au poste
Une matrice de polyvalence qui se met à jour toute seule
Salariés en lignes, postes en colonnes : chaque case dit si la personne est habilitée, à recycler ou encore à former. Le statut est calculé à partir des formations suivies et des validations au poste, au lieu d’être recopié à la main dans un tableur.
Pourquoi le tableau Excel décroche
Une mise à jour à la main
Quelqu’un doit reporter chaque formation et chaque validation, souvent après coup. Le tableau dit ce qui était vrai le jour de sa dernière mise à jour.
Des échéances oubliées
Une habilitation à renouveler tous les deux ans ne se signale pas d’elle-même dans une cellule.
Pas de preuve derrière la case
Une croix ne dit ni quand la personne a été formée, ni qui l’a vue faire au poste, ni sur quels gestes.
Une copie par site ou par service
Les fichiers se dupliquent et finissent par diverger. Au moment de l’audit, il faut les rapprocher.
Ce que fait la matrice Evalearn
Des statuts calculés
Habilité, à recycler, expiré, formation manquante, validation pratique manquante : en couleur et en toutes lettres, toujours calculés à partir des formations terminées et des validations au poste.
Des filtres
Par site, service, poste ou statut, par exemple pour lister tout ce qui est à recycler sur un site.
Le détail derrière chaque case
Dates de formation, scores, échéances, numéros d’attestation, validation au poste avec le tuteur et les points observés, entraînements et phases réflexives.
La vue manager
Chaque manager retrouve la même matrice, limitée à son équipe. Les parcours AFEST en cours y sont signalés.
L’export
Le dossier d’audit, en PDF ou en Excel, reprend pour chaque salarié et chaque poste le statut, la prochaine échéance et la validation pratique, par site, poste et période.
Plusieurs postes par personne
C’est le principe de la polyvalence : une personne affectée à trois postes a trois cases, chacune avec son statut.
Comment démarrer
1. Créer les postes
Nom, site, service, formations exigées avec leur durée de validité, check-list des gestes à valider et tuteurs désignés.
2. Affecter les salariés
Dans la fiche de chaque poste, en recherchant et en cochant les personnes. Les statuts apparaissent aussitôt.
3. Valider au poste
Le tuteur scanne le QR code affiché au poste et coche chaque geste observé ou à revoir, depuis son téléphone.
4. Suivre et recycler
La matrice passe une case « À recycler » avant l’échéance (30 jours par défaut, réglable par poste), puis « Expiré ».
Des statuts, pas une échelle de niveaux
Evalearn ne gère pas d’échelle de polyvalence à plusieurs niveaux (débutant, autonome, formateur…). Chaque case porte un statut calculé à partir de faits : formations faites et encore valables, validation au poste encore valable. Si vous distinguez des niveaux, créez un poste par niveau, chacun avec ses exigences : par exemple « Conducteur de ligne » et « Conducteur de ligne confirmé ».
Questions fréquentes
Peut-on importer les salariés ?
Oui. Les comptes se créent par import CSV, par invitation ou par synchronisation avec votre annuaire (SCIM). L’affectation aux postes se fait ensuite dans la fiche de chaque poste.
La matrice gère-t-elle des niveaux de polyvalence, de 1 à 4 par exemple ?
Non. Chaque case porte un statut (habilité, à recycler, expiré, formation manquante, validation pratique manquante), pas un niveau. Pour suivre des niveaux, créez un poste par niveau avec ses propres exigences.
Qui voit la matrice ?
Les administrateurs pour toute l’organisation, les managers pour leur équipe, les formateurs en lecture. Chaque salarié voit ses propres habilitations dans son espace, sur ordinateur comme sur téléphone.
Peut-on exporter la matrice ?
Oui, au travers du dossier d’audit, en PDF ou en Excel, filtré par site, poste et période. L’export est journalisé.
Que se passe-t-il quand une formation expire ?
La case passe à « À recycler » pendant le préavis du poste, puis à « Expiré » à l’échéance. Le détail indique la formation ou la validation concernée et sa date.
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